Llevar la agenda por WhatsApp
WhatsApp es perfecto para hablar con los clientes y malísimo para acordarse de las cosas: los cambios se entierran bajo conversaciones nuevas, los cobros a medias no quedan en ningún sitio y no hay forma de ver la semana entera. Con cinco casas aguanta. Con diez, se rompe.
Por Klenna ·
- El mensaje de un cambio queda enterrado en menos de una semana.
- No hay «vista de semana»: hay diez conversaciones separadas.
- Lo que te pagan a medias no queda apuntado en ninguna parte.
- La solución no es dejar WhatsApp: es dejar de usarlo como agenda.
Fallo 1 · El cambio se entierra
«Esta semana el jueves no puedo, ¿lo dejamos para el viernes?» Lo lees mientras estás en otra casa, dices que sí y sigues. Tres días después esa conversación tiene veinte mensajes nuevos por encima y ese jueves no aparece por ningún lado.
Qué hacer: el cambio se apunta en el momento en un sitio que sea la agenda, no en la conversación. Aunque sea en la libreta, pero fuera del chat.
Fallo 2 · No existe la semana
Tu semana está repartida en diez conversaciones distintas. Para saber qué tienes el martes hay que entrar en diez sitios y reconstruirlo de memoria. Por eso siempre queda la duda de si te olvidas de alguien.
Qué hacer: tener una sola pantalla donde esté el día entero seguido. Es literalmente lo primero que hace una agenda.
Fallo 3 · El dinero no queda
«Te doy 40 ahora y el resto el próximo día.» Eso, en un chat, es una frase más. No suma, no resta y no aparece en ningún sitio cuando llega fin de mes. Es donde más dinero se pierde, y no por mala fe de nadie: por olvido de las dos partes.
Qué hacer: apuntar lo pendiente el mismo día, con el importe exacto. Cuando toque reclamarlo, la conversación cambia entera si dices la cifra y las fechas.
Fallo 4 · Los huecos no se ven
Si una casa te anula el martes, en WhatsApp eso es un mensaje. En una agenda es tres horas libres el martes por la mañana, que es algo que puedes ofrecer a alguien esa misma tarde. Ver el hueco es lo que lo convierte en dinero.
Fallo 5 · Si pierdes el móvil, lo pierdes todo
Los teléfonos se caen, se mojan y se roban. Si tu agenda, tus precios y lo que te deben viven solo en un chat, se van con él.
Lo que sí hay que seguir haciendo por WhatsApp
Hablar. Avisar de que llegas tarde, mandar una foto de algo que se ha roto, confirmar un cambio. Para eso no hay nada mejor, y los clientes ya lo tienen.
Lo que cambia es que después de esa conversación, lo acordado se apunta en la agenda. El chat es para hablar; la agenda es para acordarse.
Qué hago mañana
Abre tus tres últimas conversaciones de clientes y busca los cambios de día y los pagos a medias. Lo que encuentres ahí que no esté apuntado en ningún otro sitio es exactamente lo que este sistema te está costando.
Lo que suelen preguntar
¿Y si mis clientes solo saben usar WhatsApp?
No hay que cambiarles nada a ellos. Siguen escribiéndote igual; lo que cambia es dónde apuntas tú lo que acordáis.
¿Sirve fijar mensajes o usar los destacados?
Para dos o tres cosas, sí. El problema es que no se ordenan por día: sigues sin poder ver tu martes de un vistazo.
¿Y usar el calendario del móvil?
Es mejor que el chat para los días, pero no sabe cuánto cobras, ni quién te debe, ni cuánto tardas de una casa a otra.
¿Puedo llamar o escribir desde la propia agenda?
En Klenna, sí: cada visita lleva al lado el botón de llamar y el de WhatsApp, con el número ya puesto.
La idea no es dejar WhatsApp: es que deje de ser tu agenda. Klenna guarda los días, los cambios y lo que te deben, y desde cada visita llamas o escribes con un toque.
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